La matriz que nos hace más productivos

 

¿Cómo definir prioridades?

Establecer prioridades consiste en ordenar actividades en un período de tiempo de la manera más eficaz, a fin de alcanzar los objetivos.

Uno de los principios básicos de la planificación del tiempo es establecer un orden de prioridades entre las distintas tareas a desarrollar, para saber cuáles debemos realizar inmediatamente y cuáles no.

Esta parece una exigencia obvia, pero priorizar no siempre es tan fácil.

Entre una tarea meramente rutinaria y un asunto de importancia, no existe lugar a dudas; pero, ¿qué hacer cuando hay que resolver similares y sólo hay tiempo para una de ellas? Si previamente hemos establecido una planificación de trabajo, no perderemos tiempo en estas consideraciones, ya que sabremos de antemano qué tarea merece prioridad.

Establecer este orden es especialmente importante en momentos de mucho trabajo, ya que en situaciones de tensión, se tiende a realizar la tarea que tenemos más a mano, o la primera que se nos presente.

Aunque todas tus actividades son “necesarias”, ¿Cuáles van a permitirte realmente alcanzar tus objetivos?

Una buena forma de definir prioridades es preguntarnos:

  • ¿Es realmente necesario realizar esta tarea ahora?
  • ¿Qué papel ocupa realizar esta tarea en relación a aquel “objetivo principal”?
  • ¿Cuándo es el momento adecuado de hacerla?
  • ¿Qué consecuencia puede tener postergarla?

Para determinar prioridades, podemos trabajar sobre el cuadro:

En el sector A: tareas importantes y urgentes

Alta prioridad. Son las que requieren una inmediata acción: deben estar en primer lugar. Trata de mantener esta lista vacía. Son tareas que puedes hacer tu mismo, son de tu responsabilidad. Pero significa que si pasas mucho tiempo aquí, trabajas únicamente como un solucionador de problemas, y nunca podrás encontrar tiempo para trabajar en planes a largo plazo.

La pregunta clave que puedes hacerte es, ¿Con una buena planificación podría haber evitado su urgencia?

Ejemplos: Crisis, cierres de proyectos, entregas, cierre de negociaciones, reuniones con clientes, entre otros.

En el Sector B: tareas importantes pero no urgentes

Son trabajos que no deben ser pospuestos, generalmente se relacionan con los objetivos a largo plazo. Aquí es donde seguramente quieres pasar la mayor parte de tu tiempo, trabajando en algo importante y tener el tiempo para hacerlo correctamente. Esto te ayudará a producir alta calidad de manera eficiente.

La pregunta clave es: ¿Tengo una persona en mi equipo a quién delegarlo?

Estas son tareas que puedes delegar en tu asistente virtual profesional.

Ejemplos:  Reuniones de planificación, empowerment, brainstorming-creatividad, revisión de la estrategia, reuniones de tácticas a implementar, revisión de resultados.

En el sector C: tareas urgentes pero no importantes

Considera la posibilidad de la eliminar estas tareas. Aquí es donde estás ocupado, pero no de un modo productivo.

No permitas que las tareas de esta categoría desvíen tu atención de lo importante.

El hecho de que sean urgentes no las convierte en importantes.

La pregunta clave: ¿Por qué son urgentes?

Estas son tareas que eventualmente puedes hacer tu mismo o delegarlas a tiempo a tu asistente virtual. Si lo delegas en el momento oportuno evitarás perder tu precioso tiempo en actividades que aportan poco valor.

Ejemplos:  Coordinación de pagos y cobro, gestión agenda, viajes o traslados, recopilar datos estadísticos para un informe, leer e-mails nuevos, responder a clientes, llamados, entre otros.

En el sector D: tareas no importantes ni urgentes

No se debe perder tiempo con este tipo de tareas. Puedes dejarlas para después.

Ejemplos: Asuntos triviales como navegar en internet sin rumbo, pérdidas de tiempo haciendo algo que se podría haber automatizado, distracciones de personas que se presentan sin cita, entre otras.

Más allá de saber cómo establecer prioridades, es muy importante que antes que nada, se tenga un plan de trabajo. No habrá ningún equipo de trabajo bien gestionado que obtenga buenos resultados si no se realiza de antemano una planificación adecuada. Tu equipo de trabajo definitivamente debe conocer los objetivos generales, específicos y criterios aplicados a tu negocio para tomar decisiones mientras se ejecutan las tareas.

En el próximo artículo conoceremos una herramienta on line muy sencilla que nos permite implementar la matriz de Eisenhower, ¡No te lo pierdas!

¡Hasta la próxima!

@ValeriaAyala

Fuentes: (1) Matriz Eisenhower. (2) La importancia del tiempo. Revista Magazine del Grupo S&N.